Säilytysperusteissa

Säilytysperusteissa on käsite, jota käytetään kuvaamaan niitä oikeudellisia tai säädännöllisiä perusteita, joiden nojalla organisaatio saa tai täytyy säilyttää tietoja, asiakirjoja tai muuta aineistoa. Perusteet vaikuttavat siihen, milloin säilytys on oikeutettua, sekä kuinka kauan aineistoa saa tai pitää säilyttää.

Käytännössä säilytysperusteet nousevat esiin useissa yhteyksissä, kuten tietosuoja- ja arkistointikäytännöissä, kirjanpiteessä sekä viranomais- ja yritysarkkitehtuurissa. Ne voivat perustua muun muassa lakisääteisiin velvoitteisiin, sopimuksen toteuttamiseen, oikeutettuihin etuihin tai julkiseen tehtävään. Tietosuojaoikeudessa käsittelyyn liittyvät lainmukaiset perustelut ja sille annettavat säilytysajat määrittelevät, kuinka kauan henkilötietoja voidaan säilyttää ennen poistamista tai anonymisointia.

Säilytysperusteiden hallinta edellyttää dokumentoitua säilyttämissuunnitelmaa, jossa määritellään kunkin tiedon tai aineiston säilytys tarkoitus, perusta, säilytysaika sekä poistokäytännöt. Lakien ja arkistoinnin vaatimukset ohjaavat sekä digitaalisten että paperisten aineistojen käsittelyä ja varmistavat, että säilytys on tarkoituksenmukainen sekä ajassa ja tarkoituksessa rajoitettu.

Esimerkkejä säilytysperusteista ovat työntekijä- ja verotukseen liittyvät rekisterit, sopimusasiakirjat, kirjanpitotiedot sekä asiakkuuksille kerätty materiaali. Säilytysperiaatteet ovat keskeisiä myös arkistoinnissa ja tietojen poistamisvaiheissa, kun tiedot eivät enää palvele käsittelyn tarkoitusta.

Lisätietoja: GDPR ja kansallinen arkistolainsäädäntö, henkilötietojen käsittely, arkistointi ja tietojen poistaminen.