Sähköpostijärjestelmässä

Sähköpostijärjestelmässä viittaa yleisesti tietokonejärjestelmään, joka mahdollistaa sähköpostiviestien lähettämisen, vastaanottamisen, tallentamisen ja hallinnoinnin. Nämä järjestelmät ovat välttämättömiä digitaalisessa viestinnässä niin yksityishenkilöille kuin organisaatioillekin. Ydinosa sähköpostijärjestelmää ovat sähköpostipalvelimet, jotka toimivat viestien välittäjinä ja säilytyspaikkoina.

Sähköpostijärjestelmä hyödyntää useita protokollia toimiakseen. Lähtevää postia varten käytetään yleensä SMTP-protokollaa (Simple Mail Transfer Protocol), joka vastaa viestien siirtämisestä lähettäjän asiakasohjelmasta palvelimelle ja palvelimelta toiselle. Saapuvan postin noutamiseen käytetään useimmiten POP3-protokollaa (Post Office Protocol version 3) tai IMAP-protokollaa (Internet Message Access Protocol). POP3 lataa viestit palvelimelta käyttäjän laitteelle, kun taas IMAP mahdollistaa viestien hallinnoinnin suoraan palvelimella, synkronoiden ne eri laitteiden välillä.

Käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa sähköpostijärjestelmän kanssa sähköpostiohjelmien tai verkkopohjaisten käyttöliittymien kautta. Nämä asiakasohjelmat mahdollistavat viestien luomisen, lukemisen, vastaamisen, eteenpäin lähettämisen ja organisoinnin kansioihin. Sähköpostijärjestelmät sisältävät usein myös ominaisuuksia kuten osoitekirjat, roskapostisuodatuksen ja virustarkistuksen tietoturvan parantamiseksi. Suuret sähköpostipalveluntarjoajat, kuten Google (Gmail) ja Microsoft (Outlook.com), tarjoavat pilvipohjaisia sähköpostijärjestelmiä, jotka ovat helposti saavutettavissa ja laajalti käytettyjä.