Sihteeristö

Sihteeristö on organisaation hallinnollinen yksikkö, joka tarjoaa sihteeripalveluita ja hallinnollista tukea. Sen tehtävänä on tukea johtoa, hallintoa ja toimielimiä, hoitaa asiakirjahallintoa, kokousten järjestelyjä sekä viestintää, ja varmistaa oikea-aikainen sekä asianmukaisiin tieto- ja dokumentaatiojärjestelmiin perustuva tiedonvälitys.

Toimintaan kuuluu muun muassa asiakirjahallinto, arkistointi, kokousten valmistelu ja pöytäkirjojen laatiminen sekä kalenterinhallinta. Lisäksi sihteeristö hoitaa tiedonvälityksen sekä tilauksien ja laskujen käsittelyn sekä yleiset hankinnan tukitehtävät.

Yleensä sihteeristö koostuu sihteeristä, toimistopäälliköstä sekä hallinnon ja arkiston henkilöstöstä. Johtoa voi nimittää esimerkiksi sihteeriksi, toimistopäälliköksi tai sihteeristöjohtajaksi. Se toimii usein organisaation sisäisen ja ulkoisen yhteydenpitäjänä sekä koordinoi johtoryhmän ja hallituksen sekä muiden toimielinten toimintaa.

Esimerkkejä konteksteista: julkisessa hallinnossa, kuten ministeriöissä ja parlamentaarisissa toimielimissä, sihteeristö vastaa tiedonvälityksestä, kokousten valmistelusta, pöytäkirjoista sekä lainsäädäntöprosessin tukemisesta. Yksityisellä sektorilla ja järjestöissä sihteeristö hoitaa usein hallinnon perustoiminnot, hallituksen sekä hallintoon liittyviä tehtäviä sekä sidosryhmien yhteydenpitoa ja tapahtumien organisointia.

Sihteeristö on tärkeä osa organisaation toiminnan sujuvuutta, läpinäkyvyyttä ja jatkuvuutta. Se varmistaa asianmukaisen dokumentaation, arkistonhoidon sekä viestinnän, ja sen työ vaikuttaa päivittäiseen tehokkuuteen sekä säädösten ja ohjeiden noudattamiseen.