Sidosryhmärekisteri

Sidosryhmärekisteri on organisaation ylläpitämä luettelo henkilöistä, tahoista ja ryhmistä, joilla on kiinnostusta, vaikutusvaltaa tai suhde organisaation toimintaan. Rekisterissä kuvataan tavallisesti sidosryhmän rooli, yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet, vaikutusaste, viestintäpreferenssit ja aikaisempi vuorovaikutushistoria.

Rekisterin tarkoitus on helpottaa sidosryhmäviestintää, osallistumista, riskien hallintaa ja päätöksenteon suunnittelua. Organisaatiot käyttävät sitä esimerkiksi projektinhallinnassa, vaikuttamistyössä, kriisiviestinnässä sekä hankinnoissa ja yhteistyösuhteiden ylläpidossa. Sidosryhmien luokittelu ja priorisointi auttavat resurssien kohdentamisessa.

Sidosryhmärekisteri voi sisältää sekä juridisia että henkilötietoja. Henkilötietojen osalta rekisterin ylläpidössä on noudatettava tietosuoja- ja yksityisyydensuojalainsäädäntöä (esim. GDPR), mikä edellyttää lainmukaista käsittelyperustetta, tietojen minimointia, asianmukaista säilytysaikaa ja pääsynhallintaa. Julkisen hallinnon toimijoilla voi olla lisäksi läpinäkyvyyteen liittyviä velvoitteita.

Hyvät käytännöt korostavat rekisterin vastuuhenkilön nimeämistä, säännöllisiä päivityksiä, yhdistämistä muuhun asiakkuudenhallintaan ja selkeitä käyttöpolitiikkoja. Rekisteri voi olla paperinen tai digitaalinen osa CRM- tai projektinhallintajärjestelmää, mutta aina on huomioitava tietoturva ja luottamuksellisuus.