Seurantatietoa

Seurantatieto tarkoittaa tietoa, jota kerätään ja ylläpidetään seurantaa, valvontaa tai suorituskyvyn ja vaikutusten arviointia varten. Se voi sisältää sekä määrällisiä mittareita (lukuarvot, prosenttiosuudet, aikataulut) että laadullisia havaintoja (tilan kuvaus, poikkeamien selitykset). Käyttökonteksteja ovat moninaiset: projektinhallinta, ympäristö- ja terveysturvallisuusvalvonta, laatu- ja riskienhallinta sekä tutkimukset. Seurantatiedon tarkoituksena on tarjota todennettavaa evidenssiä siitä, miten jokin prosessi tai järjestelmä etenee, millaisia trendejä esiintyy ja missä tarvitaan toimenpiteitä. Tiedonkeruu perustuu yleensä määriteltyihin indikaattoreihin, luotettaviin keruumenetelmiin sekä hyvään datan laatuun ja hallintaan. Tieto voidaan tallentaa aikaleimattuna ja varustettuna metadatoilla, ja se voidaan esittää esimerkiksi tietokanta- tai koontinäyttöjärjestelmissä.

Seurantatiedon hallinta ja suunnittelu sisältävät seuranta- tai mittausohjelman, jossa määritellään mitattavat muuttujat, mittausväli, vastuut sekä se, miten tuloksia käytetään päätöksenteossa. Haasteita voivat olla tiedon puutteet, erilaisten määritelmien sekä mitta- ja raportointitapojen epäyhtenäisyys sekä tietosuoja. Hyödyt ovat läpinäkyvyys, parempi riskien hallinta ja varhaiset varoitusmerkit. Esimerkkejä ovat ilman- ja vedenlaatumonitorointi, projektin aikataulu- ja budjetti-indikaattorit sekä terveydelliseen valvontaan liittyvät tilastot.

Parhaat käytännöt: ennalta määritellyt indikaattorit, standardoidut tiedonkeruumenetelmät, säännöllinen raportointi, tiedon validointi sekä dokumentointi rajoitteista.