Ryhmäpostilaatikot

Ryhmäpostilaatikko on jaettu sähköpostilaatikko, jonka useat organisaation käyttäjät voivat avata, lukea ja vastata viesteihin yleisestä osoitteesta. Sen tarkoituksena on keskittää tiimien tai projektien sähköpostiliikenne yhteen paikkaan, jolloin vastuunjako ja tiedon kulku ovat selkeitä. Ryhmäpostilaatikko eroaa henkilökohtaisesta postilaatikosta siten, että sähköpostit kerääntyvät yhteiseen tilaan eikä yksittäisen käyttäjän henkilökohtaiseen postilaatikkoon, ja useat henkilöt voivat käsitellä samia viestejä.

Ryhmäpostilaatikkoa hallinnoidaan yleensä organisaation sähköpostiympäristössä, kuten Microsoft Exchange tai Office 365 -palvelussa. Käyttöoikeudet määritellään niin, että tietyillä käyttäjillä on Full Access (selaus ja hallinta), Send As (viestit lähetetään kuin ryhmä) tai Send on Behalf (lähettää puolestaan ryhmänä). Käyttäjät voivat lisätä ryhmäpostilaatikon omaan Outlookiin tai Outlook on the webiin ja siihen voidaan liittää kalenteri sekä sääntöjä, arkistointia ja säilytyspolitiikkoja.

Ryhmäpostilaatikon etuja ovat keskitetty viestintä, parempi näkyvyys tiimin toimintaan ja mahdollisuus vastata yhteisesti asiakkaiden tai sidosryhmien kysymyksiin. Se soveltuu esimerkiksi asiakaspalveluun tai tuki-osoitteisiin, projektitiimien yhteiseen sähköpostiin sekä yleisiin yhteydenottoihin. Verrattuna jakelulistaan, ryhmäpostilaatikko säilyttää viestit ja keskustelun yhdessä paikassa, ja useat henkilöt voivat käsitellä ja vastata samoihin viesteihin. Tekniset rajoitteet riippuvat käytössä olevasta palvelusta, kuten tallennustilasta, kalenterin käytettävyydestä ja säilytyspolitiikoista; se voi edellyttää organisaation IT-asiantuntijan asetuksia.