Rettelsesprosess

Rettelsesprosess er en systematisk tilnærming for å identifisere, analysere og avhjelpe feil, avvik eller skader i en organisasjon med sikte på å fjerne årsaken og hindre gjentakelse. Den brukes i kvalitetsstyring, sikkerhet, drift og IT, og utløses ofte av kundeklager, intern avviksregistrering eller hendelser som bryter krav eller standarder. Formålet er å dokumentere hva som skjedde, hvorfor det skjedde og hvilke tiltak som må gjennomføres.

Kjernen i rettelsesprosessen er korrigerende tiltak som fjerner eller demper rotårsaken til problemet. I mange rammeverk inngår også forebyggende tiltak, for å redusere risiko for gjentakelse. Prosessen understøttes av en tydelig ansvarsfordeling og systematisk dokumentasjon av beslutninger.

Typiske trinn i en rettelsesprosess er: oppdagelse og registrering av avvik eller feil, midlertidige avbøtende tiltak for å begrense skaden, gjennomføring av rotårsaksanalyse, utarbeiding av en handlingsplan med korrigerende tiltak, godkjenning av planen, implementering i praksis, verifikasjon av effekt og dokumentasjon av resultater. Prosessen følges ofte av oppfølging for å sikre at tiltakene har ønsket effekt og at prosedyrene blir oppdatert for å hindre gjentakelse. Saken lukkes når evaluering viser tilfredsstillende effekt og dokumentasjon er fullstendig.

Det må avklare roller og ansvar, typisk kvalitetssjef eller avdelingsleder som koordinerer, driftspersonell som iverksetter tiltak, og ledelsen som fatter beslutninger. Alle involverte registrerer hendelsen og tiltakene i et avvikssystem eller tilsvarende saksbehandlersystem.

Rettelsesprosesser er ofte en del av ledelsessystemer som ISO 9001 og ISO/IEC 27001 og er underlagt intern revisjon. De sikrer sporbarhet, konsekvensanalyse og kontinuerlig forbedring.

Eksempler inkluderer kvalitetsmiss i produksjon, databehandlingsfeil, sikkerhetsrelaterte hendelser eller kundeklager. Mål er å forhindre gjentakelse, forbedre prosesser og oppfylle rettslige og kontraktsmessige krav.