Rekordointijärjestelmien

Rekordointijärjestelmät, suomeksi tallennusjärjestelmät tai kirjaamisjärjestelmät, ovat yleisnimitys järjestelmille, joiden avulla tietoa tallennetaan ja säilytetään. Tällaisia järjestelmiä käytetään monenlaisissa yhteyksissä, aina henkilökohtaisista muistiinpanoista suuriin yritysten tiedonhallintaratkaisuihin.

Yksinkertaisimmillaan rekordointijärjestelmä voi olla fyysinen arkisto, kuten paperidokumenttien säilytysmappi tai tietokanta, jossa tietoa säilytetään digitaalisessa muodossa. Digitaaliset rekordointijärjestelmät ovat yleistyneet merkittävästi teknologian kehittyessä. Ne mahdollistavat tiedon nopean haun, muokkauksen ja jakamisen.

Yritysmaailmassa rekordointijärjestelmät ovat olennainen osa tiedonhallintaa. Ne voivat kattaa esimerkiksi asiakastietojärjestelmät (CRM), dokumenttienhallintajärjestelmät (DMS) tai kirjanpito-ohjelmistot. Tärkeää rekordointijärjestelmissä on tiedon eheys, turvallisuus ja helppo saatavuus.

Sääntelyn ja lakien myötä monilla aloilla on tiukkoja vaatimuksia tiedon tallentamiselle ja säilyttämiselle. Esimerkiksi terveydenhuollossa ja rahoitusalalla käytettävien rekordointijärjestelmien on täytettävä tietyt tietosuojastandardit. Tällöin puhutaan usein digitaalisista arkistointijärjestelmistä, jotka varmistavat tiedon säilymisen pitkällä aikavälillä muuttumattomana.

Käytännössä jokainen digitaalinen laite, kuten älypuhelin tai tietokone, sisältää sisäänrakennettuja rekordointijärjestelmiä sovellusten ja käyttöjärjestelmän toiminnan tukemiseksi.