Rapportsammanställning

Rapportsammanställning är processen att samla in, bearbeta och presentera information från flera källor i en enhetlig rapport. Syftet är att ge beslutsfattare och andra intressenter en tydlig översikt över lägesdata, resultat och slutsatser. Hur omfattningen bestäms varierar mellan organisationer men innefattar ofta planering, insamling, bearbetning, granskning och distribution.

Processen börjar med att definiera mål, målgrupp och krav på innehåll och format. Därefter samlas relevanta källor in, såsom tekniska rapporter, datauppgifter, intervjuer eller mätningar. Uppgifterna sammanställs i en strukturerad rapportmall som vanligtvis innehåller sammanfattning, bakgrund, metod, resultat, slutsatser och rekommendationer samt bilagor och referenser. Under granskningsstadiet kontrolleras konsekvens, källhänvisningar, terminologi och språkbruk innan dokumentet godkänns och distribueras till berörda parter.

Vanliga roller är ansvarig rapportförfattare, redaktör, granskningsgrupp och projektledare. Kvalitetskriterier inkluderar tydlighet, saklighet, konsekvens och spårbarhet samt överensstämmelse med organisationens standarder. Verktyg och format som används kan vara mallar, dokumentmallar, versionshantering och digital arkivering.

Rapportsammanställning skiljer sig från en enskild arbetsrapport genom att den ofta integrerar flera källor och fokuserar på helhetsbilden. Vanliga tillämpningar finns inom projektuppföljning, revisionsarbete, affärs- och verksamhetsanalyser samt forskningssammanställningar.