Prosjektinformasjonssystem

Prosjektinformasjonssystem (PIS) er et informasjonssystem som brukes til å samle, lagre og dele prosjektrelatert informasjon gjennom hele prosjektets livssyklus. Det fungerer som en sentral kilde for dokumentasjon, rapportering og beslutningsstøtte og omfatter ofte dokumentstyring, versjonshåndtering, arbeidsflyter og tilgangskontroll. PIS fokuserer på informasjonsforvaltning og governance på tvers av fagområder og interessenter, og er derfor vanlig i prosjekter som involverer flere disipliner.

Hovedfunksjoner inkluderer dokumenthåndtering, versjonshåndtering, metadata og søk, oppgave- og milepælsregistrering, risiko- og endringsregistrering, ressurs- og kostnadsinformasjon, rapportering og dashbord, samt integrasjon med andre systemer som ERP eller CRM. Systemet støtter også historikkbevaring, arkivering og automatiserte arbeidsflyter for godkjenning og varsling, slik at prosjektinformasjon forblir konsistent og tilgjengelig.

Sikkerhet og arkitektur er sentrale hensyn i PIS. Systemet tilbyr tilgangsstyring, audit logs og arkivfunksjonalitet for å dokumentere hvem som har hatt tilgang til hva, og når endringer har blitt gjort. Arkitekturen kan være sentralisert eller distribuert og ofte mulig å tilpasse med skytjenester eller on-premises installasjoner.

Bruksområder og fordeler: Prosjektinformasjonssystemer brukes i bygg- og anleggsprosjekter, IT- og teknologiprosjekter, forskning og offentlige prosjekter der det er behov for konsistent informasjon og samarbeid. Fordelene inkluderer bedre informasjonsflyt, mer pålitelig beslutningsgrunnlag, sporbarhet, redusert risiko for dokumentomgåtte og bedre samsvar med krav og standarder.

Utfordringer og vurderinger: Implementering kan møte utfordringer knyttet til datakvalitet, migrering av eksisterende data, brukeradopsjon og behov for god integrasjon med andre ledelsesprosesser. Velger riktig informasjonsmodell, sikkerhet og change management er avgjørende for vellykket innføring.