Prosessikartat

Prosessikartat ovat visuaalisia esityksiä organisaation prosesseista, jotka kuvaavat toimenpiteiden järjestyksen, syötteet, tulokset sekä vastuut. Niiden tarkoituksena on tukea prosessin ymmärrystä, viestintää ja kehittämistä sekä koulutusta ja vaatimustenmukaisuutta.

Kartat sisältävät yleensä prosessin rajat, vaiheet, tehtävät ja päätöspisteet, syötteet ja tulokset sekä roolit. Käytetyt symbolit ja standardit helpottavat lukemista ja vertailua.

Tyyppejä ovat muun muassa korkean tason prosessikartat, yksityiskohtaiset suoritusprosessi-kartat, arvovirran kartoitukset sekä swimlane-kartat, joissa vastuuroolit esitetään eri raitojen mukaan.

Käyttökohteita ovat toimintojen standardointi, prosessin läpiviennin nopeuttaminen, koulutus ja uuden työnohjauksen helpottaminen sekä vaatimustenmukaisuuden tuki. Prosessikartat auttavat havaitsemaan pullonkauloja, turhaa työtä ja riippuvuuksia.

Prosessikartan laatiminen etenee usein neljässä vaiheessa: määritä laajuus ja rajat, kerää tiedot (havainnointi, haastattelut, dokumentit), laaditse kartta ja vahvista sen sisältö sidosryhmien kanssa, tee tarvittavat muutokset ja ylläpidä karttaa ajan tasalla sekä seuraa mittareita.

Parhaat käytännöt ovat selkeä symboliikka, säännöllinen päivitys ja versionointi, sekä yhteensopivuus lean-periaatteisiin ja toiminnanohjausjärjestelmien kanssa sekä karttojen tallennus ja jakaminen organisaation sisällä.