Prosessdokumentasjon

Prosessdokumentasjon er systematisk beskrivelse av hvordan en arbeidsprosess er planlagt, gjennomført og evaluert. Den kartlegger hva som skal gjøres, i hvilken rekkefølge, hvem som gjør det, hvilke ressurser som brukes og hvilke innganger og utganger som følger av prosessen. Formålet er å skape felles forståelse, sikre konsistens og legge grunnlag for opplæring, kvalitetsstyring og regelverksoverholdelse.

Typisk består prosessdokumentasjonen av prosesskart eller flytskjemaer, operative arbeidsinstruksjoner (SOP-er), sjekklister, rollebeskrivelser og en endringslogg med versjonsnummer og godkjenning. Den inkluderer innganger og utganger, mål og kvalitetskrav, måleenheter og KPI-er, samt ansvarlig prosesseier.

Metodikk og krav: kartlegging av eksisterende prosesser (AS-IS), identifisering av forbedringsområder og beskrivelse av ønsket tilstand (TO-BE). Dokumentasjonen bør være tydelig, konsis og tilgjengelig i et dokumentstyringssystem. Endringer krever godkjenning og sporbarhet, og dokumentasjonen skal være oppdatert og lett å finne.

Bruk og anvendelse: medarbeidere bruker dokumentasjonen i operasjoner og opplæring, ledelsen bruker den i styring og revisjon, og interne og eksterne revisorer vurderer etterlevelse. Prosessdokumentasjon støtter risiko- og kvalitetsstyring, kontinuerlig forbedring og samsvar med relevante standarder og lover.

Utfordringer inkluderer overflødig eller utdaterte dokumenter, utilgjengelighet og manglende eierskap. Tiltak som fastsettes prosesseier, regelmessige gjennomganger, enkel tilgang og tydelige krav til oppdatering bidrar til varig nytte.

---