Projektiraportoinnissa

Projektiraportoinnissa tarkoitetaan projektin tilan, suorituskyvyn ja tulosten systemaattista tiedottamista projektin sidosryhmille. Tavoitteena on tukea päätöksentekoa, lisätä läpinäkyvyyttä ja varmistaa, että projekti etenee suunnitelmallisesti. Raportointi luo rakennuspalikoita projektin hallinnointiin ja kehittämiseen.

Tyypillisiä raportteja ovat tilanne- tai edistymisraportit sekä kustannus- ja aikatauluseurantaraportit. Raportit voivat sisältää tiivistelmän, nykytilan, aikataulun toteutumisen, muutokset laajuudessa, budjetin tilanteen ja ennusteet, riskilistan sekä tiedot ongelmista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä. Lisäksi raporteissa kuvataan riippuvuudet, laadunindikaattorit ja seuraavat askeleet.

Raportointi noudattaa valittua rytmiä, kuten viikoittaista tai kuukausittaista, sekä saavutettujen virstanpylväiden jälkeistä raportointia. Tiedot hankitaan projektinhallintatyökaluista, kuten aikataulu-, kustannus- ja riskiseurannasta, sekä kokouksista syntyneistä päätöksistä. Raportit toimitetaan sidosryhmille, projektisponsorille ja ohjausryhmälle sekä tallennetaan organisaation projektihallintajärjestelmään.

Roolit ja vastuut: projektipäällikkö vastaa raporttien laadusta ja ajantasaisuudesta; sponsorit ja ohjausryhmä seuraavat etenemistä ja antavat ohjeita; PMO voi standardoida raportoinnin muodon. Hyvä raportointi parantaa päätöksentekoa, mahdollistaa riskien varhaisen hallinnan ja lisää sidosryhmien luottamusta.

---