Poistokäytäntöihin

Poistokäytäntöihin viittaa organisaation ohjeistusten kokonaisuus, joka määrittelee, miten tietoja, asiakirjoja ja omaisuutta poistetaan tai hävitetään. Termi esiintyy erityisesti tietohallinnon, arkistoinnin ja tietoturvan kontekstissa. Poistokäytäntöjen tavoitteena on varmistaa poistojen turvallisuus, tietosuoja sekä lain- ja normienmukaisuus, ja että poistot ovat dokumentoituja ja jäljitettävissä.

Keskeisiä osia ovat soveltamis- ja luokittelun laajuus, tiedon säilytysajat sekä erilaiset poistomenetelmät: looginen poistaminen, kryptografinen hävittäminen ja fyysinen hävittäminen. Lisäksi määritellään varmistus-, auditointi- ja raportointivaatimukset sekä vastuut, poikkeusmenettelyt ja viestintä.

Poistoprosessi alkaa poistopyynnön vastaanottamisesta ja hyväksynnästä, etenee poistamisen toteutukseen ja varmistukseen, ja päättyy lopulliseen todentamiseen sekä asianmukaiseen dokumentointiin ja archivointiin.

Menetelmien valinta riippuu tiedon ryhmästä ja hankkeesta: IT-järjestelmien osalta käytetään esimerkiksi loogista poistamista, kryptografista erasurea ja turvallista tyhjentämistä; fyysisille omaisuuserille sovelletaan asianmukaista tuhoamista ja kierrätystä; paperidokumentit silputaan tai muuten hävitetään lain vaatimusten mukaan.

Poistokäytäntöihin liittyy sääntely- ja ohjeistuskehys, kuten EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja Suomen arkistointi- sekä henkilötietolainsäädäntö. Organisaatioiden on toteutettava poistokäytännöt osana tietohallinnon ja arkistoinnin hallintaa, hyödyntää automaatiota, koulutusta ja säännöllisiä tarkastuksia sekä ylläpitää kattavaa dokumentaatiota.