PDFdokumentteihin

PDFdokumentteihin viitataan yleisesti Portable Document Format (PDF) -tiedostomuotoon, jonka tarkoituksena on säilyttää asiakirjan asettelu ja visuaalinen ilme riippumatta käyttölaitteesta tai ohjelmistosta. PDF:stä tuli 1990-luvulla laajalti käytetty standardi digitaalisen sisällön jakeluun, koska se yhdistää ei-helposti muokattavien tiedostojen yhteensopivuuden sekä tulostamisen ennustettavan laadun.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat kiinteä sivuasettelu, fonttien upottaminen sekä kuvat, vektori- ja rasterigrafiikka sekä hyperlinkit. Erikoistilanteissa on kehitetty standardeja kuten PDF/A arkistointiin, PDF/X tulostukseen sekä PDF/UA saavutettavuuden parantamiseen. PDF-tiedostoja voidaan suojata salasanoilla sekä lisätä digitaalisia allekirjoituksia.

PDF-dokumentteihin syntyy tyypillisesti toimisto-ohjelmistoilla, suunnittelu- ja julkaisusovelluksilla sekä verkkopalveluilla. Ne ovat yleisiä jakelussa, lomakkeissa ja käyttöohjeissa, koska ne säilyttävät ulkoasun ja ovat laajalti tuettuja. Tekstin muokkaaminen voi olla rajoitettua, ja skannatut sivut vaativat OCR:ää muokattavuuden saavuttamiseksi.

Saavutettavuus riippuu teknisestä toteutuksesta: asianmukaisesti merkittyjä PDF-dokumentteja on helpompi lukea avustavilla ohjelmilla. Turvallisuusominaisuuksiin kuuluvat salasana-esto, käyttöoikeudet ja digitaaliset allekirjoitukset, joilla voidaan varmistaa tiedoston eheys.

Parhaat käytännöt sisältävät metatietojen lisäämisen, fonttien upottamisen, PDF/A-arkistointiin sopivan version valinnan sekä saavutettavuuden huomioon ottamisen. PDF-dokumenttien rajoitteita ovat suurikokoiset tiedostot, muokkauksen rajoitukset ja joidenkin tekstien skannaaminen tai tunnistaminen sekä lisenssikysymykset fonttien käytössä.