Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelse er et dokument fra en selger til en kjøper som bekrefter mottak og aksept av en bestilling. Den brukes i både B2B og B2C-sammenheng for å skape felles forståelse av hvilke varer eller tjenester som er bestilt, til hvilken pris og med hvilke leveringsvilkår.

Innholdet i ordrebekreftelsen varierer, men typiske opplysninger er: ordrenummer, kundens opplysninger, varenavn og -beskrivelse, antall, enhetspris og totalsum, leveringsadresse, leveringsmetode og estimert leveringsdato, betalingsvilkår og MVA eller andre avgifter, eventuell kjøpsordre-kode fra kjøperen, samt vilkår og betingelser og eventuelle spesialinstruksjoner.

Prosessen bak ordrebekreftelsen innebærer at den sendes vanligvis automatisk etter at bestillingen er registrert og godkjent, eller etter at lager og prissetting er bekreftet. I elektroniske handelsplattformer skjer dette ofte i samsvar med ERP- eller CRM-systemer. Dokumentet kan også være tilgjengelig i en kundeportal og fungere som en kilde til oppfølging og sporing.

Relasjon til faktura og kontrakt: En ordrebekreftelse skiller seg fra en faktura ved at den bekrefter bestillingen og leveringsbetingelsene, ikke betalingen. I noen tilfeller kan bekreftelsen og ordren danne grunnlag for kontrakt eller være en del av kontrakten, spesielt i forretningskjøp. Bekreftelsen kan være bindende når partene har akseptert tilbudet.

Praktisk betydning og arkivering: Den brukes for sporbarhet, logistikk og fakturering, og bidrar til å redusere misforståelser. Den arkiveres som del av ordresystemet og kan brukes ved oppfølging, retur eller avvik.