Mötesanteckningar

Mötesanteckningar är en fokuserad sammanfattning av vad som sagts och vilka beslut som fattats under ett möte. De fungerar som ett arbetshandling för uppföljning och samarbete och är vanligtvis mindre formella än ett mötesprotokoll.

Innehåll brukar inkludera datum, tid och plats för mötet, närvarande och frånvarande, dagordningens punkter, beslut och beslutens motivering, uppgifter med ansvariga och tidsfrister samt eventuella uppföljningsdatum. I vissa sammanhang kan anteckningarna även ange vilka som godkänt dem eller vilka bilagor som bifogas.

Processen innebär att en utsedd sekreterare antecknar under mötet. Efteråt sammanställs anteckningarna, de kan rättas och delas med deltagarna och relevanta personer. I många organisationer granskas och godkänns anteckningarna vid nästa möte och arkiveras därefter i digitalt eller fysiskt arkiv. Anteckningarna kan fungera som underlag för framtida uppföljning och referens.

Skillnaden mellan mötesanteckningar och protokoll är ofta grad av formellitet. Mötesanteckningar är vanligtvis arbetsdokument som används för uppföljning, medan protokoll är mer formella och ofta krävs för juridiska eller administrativa processer. I vissa sammanhang används begreppen som synonymer.

Praktiska tips: använd en standardmall, håll texten tydlig och koncis, markera ansvariga och deadlines, undvik värdeladdad språk, och se till att versioner och bilagor är tydligt refererade.