Lähtötilannekuva

Lähtötilannekuva on kuvaus nykytilanteesta ennen organisaation tai prosessin muutosten toteuttamista. Se muodostaa perustan suunnittelulle, vertailulle ja seurannalle sekä luo yhteisen käsityksen lähtötasosta eri sidosryhmille. Tavoitteena on luotettava, dataan perustuva kokonaiskuva nykytilanteesta.

Sisältö ja rakenne

Lähtötilannekuva sisältää tyypillisesti kuvauksen nykyisistä prosesseista, organisaation rakenteesta ja vastuualueista sekä käytössä olevista järjestelmistä ja tietovirroista. Lisäksi siihen kuuluvat resurssit, suorituskykymittarit, laatu- ja kustannustiedot sekä riskit, rajoitteet ja käytännön vaatimukset. Visualisoinnit kuten prosessikartat, järjestelmä- ja tietovirtaesitykset sekä nykyarkkitehtuurin kuvaukset tukevat ymmärrystä.

Menetelmät

Tietojen kerääminen tapahtuu usein haastattelujen, havainnoinnin, dokumenttianalyysin ja auditointien avulla. Lisäksi käytetään benchmarkkausta, nykytilan analyysiä sekä mahdollisesti arvovirta-analyysiä tai SWOT-analyysiä nykytilan paremmuuden ja kehitysmahdollisuuksien löytämiseksi.

Output ja käyttö

Tuloksena syntyy nykytilanteen kartoitusraportti, jossa on kuvaus nykytilasta, kerätyt mittarit sekä mittaussuunnitelma ja kehitysehdotukset. Lähtötilannekuva toimii baseline-tilanteena, jonka päälle asetetaan tavoitteet ja seurantamittarit projektin aikana. Sitä käytetään erityisesti IT-hankkeissa, prosessien kehittämishankkeissa sekä muutosjohtamistilanteissa, joissa halutaan mitata muutoksen vaikutuksia.

Yhteydessä oleva käsite on nykytilan (as-is) analyysi, joka usein esitetään yhdessä tavoite-tilan (to-be) kuvauksen kanssa. Lähtötilannekuva on keskeinen osa suunnittelun ja muutosten etenemisen perustaa.