Käyttöönottojaksoa

Käyttöönottojaksoa tarkoittaa määriteltyä projektin aikaväliä, jonka aikana uusi järjestelmä, prosessi tai palvelu otetaan käyttöön rajatusti organisaatiossa. Sen tavoitteena on varmistaa valmistelu ja sopeutuminen ennen täysimittaista käyttöönottoa sekä kerätä todellista käyttäjäpalautetta.

Jakson keskeinen tarkoitus on varmistaa, että järjestelmän toiminnallisuus, suorituskyky ja turvallisuus ovat hyväksytyllä tasolla. Samalla pyritään kouluttamaan käyttäjiä, suorittamaan tietojen siirto ja integraatiot nykyisiin prosesseihin sekä havaitsemaan ja korjaamaan mahdolliset ongelmat ennen laajempaa käyttöönottoa. Käyttöönottojaksoa käytetään myös konfiguraatioiden, prosessimuutosten ja tuki-infrastruktuurin hiomisessa sekä palautteen perusteella tehtävien parannusten toteuttamisessa. Päätöksenteko jakson lopussa tehdään usein go/no-go-kriteerien perusteella: onko järjestelmä valmis laajempaan käyttöönottoon vai tarvitaanko lisämuutoksia.

Jaksoa hallinnoidaan yleensä erillisen projektiryhmän vastuulla, jota täydentävät muutosjohtamisen, käyttöönoton tuki- ja koulutustiimit. Tyypillisesti jakso kestää muutamasta viikoista useampaan kuukauteen, riippuen projektin laajuudesta, moduulien määrästä sekä datansiirron ja integraatioiden kompleksisuudesta. Keskeisiä menestystekijöitä ovat selkeät tavoitteet ja hyväksyntäkanavat, riittävä koulutus ja tuki, korkea laadunvarmistus sekä realistiset aikataulut.

Käyttöönottojaksoa on läheisesti yhteydessä pilotti- tai kokeiluvaiheisiin. Siinä testataan käytännön käyttöä todellisessa ympäristössä ja tarkastellaan organisaation sopeutumista sekä hyötyjen realisoitumista ennen laajempaa, yrityksen kattavaa käyttöönottoa.

Esimerkkejä ovat esimerkiksi uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton pilotointi osastoilla tai toimipisteissä sekä HR- tai talousjärjestelmän siirtymävaiheen suorittaminen pienemmissä mittakaavassa ennen koko organisaation käyttöönottoa.