Kontosystemer

Kontosystemer er organiserte rammer for registrering og rapportering av en virksomhets finansielle transaksjoner. De strukturerer tall og hendelser i kontoer slik at man kan følge inntekter, kostnader, eiendeler, gjeld og egenkapital over tid, og dermed utarbeide regnskap og analyser.

Et typisk kontosystem består av et kontoplan, som er en struktur av kontoer, samt en eller flere dagbøker eller journaler for registrering av transaksjoner og en hovedbok hvor postene summeres per konto. I praksis benyttes dobbel bokføring: hver hendelse registreres med både debet- og kreditbeløp som balanserer. Kontoene organiseres ofte i grupper som eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader.

Elektroniske kontosystemer er vanlige i dag og er ofte en del av et regnskapssystem eller et ERP-system. De gir funksjoner som automatisk avstemming, regnskapsføring, tilgangsstyring og revisjonslogg, samt støtte for rapportering og stundvise analyser. Kontosystemer må ofte tilpasses lokale regnskapsstandarder og regelverk, som NGAAP, IFRS eller nasjonale bokførings- og regnskapsregler.

Bruk og fordeler inkluderer forbedret nøyaktighet, sammenlignbarhet mellom perioder og enheter, effektiv rapportering og styrket intern kontroll. Utfordringer kan være kompleksitet ved vekst, behov for datakvalitetsstyring og migrasjon fra manuelle til elektroniske systemer eller fra ett system til et annet.

Se også: kontoplan, hovedbok, regnskapssystem, dobbel bokføring.