Kirjoituspolitiikat

Kirjoituspolitiikat ovat organisaation laatimia ohjeistuksia siitä, miten kaikki julkaisutoiminta toteutetaan kirjoittamis- ja viestintätyön osalta. Niiden tavoitteena on varmistaa viestinnän selkeys, yhdenmukaisuus sekä brändin ja oikeudellisen riskin hallinta. Kirjoituspolitiikat ohjaavat sekä sisäistä että ulkoista viestintää, kuten verkkosivuja, uutiskirjeitä, raportteja ja sosiaalisen median julkaisuja.

Yleensä ne sisältävät: kohderyhmä ja tavoite, sävy ja kieli, termistö ja sanasto, muotoilu ja typografia (otsikot, kappaleet, listat), viittauskäytännöt ja lähteiden käyttö; saavutettavuus ja inklusiivinen kielenkäyttö; sekä oikeudelliset ja eettiset seikat, kuten tekijänoikeudet ja yksityisyyden suoja. Lisäksi ne määrittelevät kirjoitus- ja hyväksymisprosessit sekä julkaisun vastuutahot ja versionhallinnan.

Erityyppisiä kirjoituspolitiikkoja ovat yritysten brändiviestinnän ohjeistukset, julkisen sektorin hallinnolliset viestintäohjeet sekä journalististen tai teknisten julkaisujen laadunvarmistukseen tarkoitetut pelisäännöt. Kansainväliset käytännöt sovitetaan usein suomen kieleen ja kulttuuriin.

Prosessi ja ylläpito: politiikat rakennetaan moniosaajatiimissä, ne hyväksytään johdosta ja niitä päivitetään säännöllisesti. Ne voivat sisältää koulutusmateriaaleja sekä käytäntöjä auditointiin ja palautteeseen perustuvaan kehittämiseen. Käytännön tuki varmistaa, että kirjoittajat ja editorit tuntevat velvoitteet.

Hyödyt ilmenevät johdonmukaisuutena, selkeytenä, brändin hallintana sekä paremman saavutettavuuden ja riskien vähenemisenä. Haasteina ovat päivitysten ylläpito, resurssien riittävyys sekä sopeutuminen erilaisiin kanaviin ja monikielisyyteen.