Kassasüsteemi

Kassasysteemi on järjestelmä, jonka avulla vähittäiskaupassa, ravintola- ja palvelualoilla hoidetaan myyntitapahtumat, laskutus ja kassanhallinta. Se yhdistää kaupankäyntiin liittyvän toiminnan sekä talousinformaation, jolloin myynti voidaan kirjata automaattisesti, verot ja alennukset lasketaan oikein ja raportointi voidaan suorittaa jälkikäteen.

Kassasysteemi koostuu sekä laitteistosta että ohjelmistosta. Laitteistoon kuuluvat yleensä kassakone tai älykäs kassakaappi, viivakoodinlukija, tulostin, maksupääte sekä tarvittaessa kassakaapin fyysinen lukitus. Ohjelmistona toimii myynti- ja varastonhallintajärjestelmä sekä mahdolliset integraatiot maksupalveluntarjoajien, kirjanpidon, verkkokaupan ja asiakkuudenhallinnan (CRM) järjestelmiin. Järjestelmä voi toimia paikallisesti tai pilvipohjaisena palveluna (SaaS), jolloin käyttö ja päivitykset hoituvat verkon välityksellä.

Tärkeimpiä toimintoja ovat myyntitapahtumien käsittely, vero- ja alennuslaskenta, palautukset ja hyvitykset, varaston seuranta, raportointi sekä asiakas- ja lojaaliustiedon hallinta. Osa järjestelmistä tukee useita maksutapoja, kuten käteinen, korttimaksut, mobiilimaksut ja lähimaksut.

Kassasysteemien käyttöön vaikuttavat säädökset ja turvallisuusvaatimukset. EU-alueella on huomioitava arvonlisävero sekä mahdolliset invoicing- ja kirjanpitokäytännöt, ja maksutapahtamien käsittelyyn liittyy PCI DSS -standardin noudattaminen sekä yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Järjestelmien valinnassa korostetaan sekä kustannustehokkuutta että skaalautuvuutta, luotettavuutta ja helppokäyttöisyyttä.