Jäsenluettelo

Jäsenluettelo on organisaation jäsenten rekisteri, joka koottiin esimerkiksi yhdistyksen, seuran, liiton tai muun vastaavan yhteisön toiminnan tueksi. Se toimii jäsenluetteloiden ottamisen, hallinnon ja viestinnän perusvälineenä.

Yleisimpiä sisällön elementtejä ovat jäseniin liittyvät tiedot kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), jäsenyystiedot (jäsenyyden aloituspäivä, päättymispäivä, maksut) sekä mahdollisesti rooli organisaatiossa (esim. hallituksen jäsen), jäsenarvo tai äänioikeudet. Lisäksi luettelossa voi olla tieto jäsenten osallistumisesta kokouksiin tai tapahtumiin sekä muita soveltuvia jäsenyyden ominaisuuksia.

Jäsenluetteloa ylläpidetään yleensä sähköisessä järjestelmässä tai paperisena, ja sen hoitamiseen nimetyt toimihenkilöt vastaavat tiedon ajantasaisuudesta, turvallisuudesta ja luottamuksellisuudesta. Tietoja käytetään muun muassa tiedottamiseen, kokousten järjestämiseen, äänestysten toteuttamiseen sekä jäsenmaksujen hallintaan. Julkista jakamista varten on syytä hankkia jäseniltä suostumus tai noudattaa sovittuja käytäntöjä ja lain vaatimuksia.

Tietosuoja ja laki: henkilötietojen käsittely on rajattua ja oikeutettua usein organisaation toiminnan tukemiseksi. GDPR:n sekä kansallisen lainsäädännön ja mahdollisten yhdistyslakien puitteissa on huolehdittava tietojen minimoinnista, säilytysajoista, pääsyoikeuksista sekä jäsenten oikeuksista katsoa ja korjata omat tietonsa. Jos kyseessä on julkinen jäsenlista, on nimenomainen suostumus tai erityiset säännöt tarpeen.