Journalsystemet

Journalsystemet er et datastyrt system brukt i offentlig forvaltning og andre organisasjoner for å registrere, saksbehandle og arkivere dokumenter og saker. Det dekker journalføring av innkommende og utgående dokumenter, tildeling av journalkoder, metadata og indeksering, samt kobling til relevante saksmapper. Formålet er å sikre sporbarhet, rettsikkerhet og tilgjengelighet i samsvar med gjeldende lover og arkivprinsipper.

Et journalsystem støtter dokumentflyt fra mottak til arkiv, inkludert registrering av salgs- eller saksnumre, versjonskontroll, elektronisk signering, revisjonsspor og sikker tilgang basert på roller. Systemet brukes ofte i kombinasjon med dokumenthåndterings- og saksbehandlingsløsninger, og kan være integrert med elektroniske postløsninger og arkivmoduler. Retensjonsregler og metadata styrer hvor lenge dokumenter bevares og når de slettes eller overføres til arkiv.

Bruksområde og implementering varierer mellom virksomheter. Journalsystemer kan være lokal (on-premises) eller skybaserte, og de må kunne kommunisere med andre systemer i organisasjonen for effektiv behandling av saker og dokumenter. God dataforvaltning, sikkerhet, tilgangsstyring og etterlevelse av personvern er sentrale krav. Overgangen fra papirbaserte journaler til elektroniske journalsystemer har økt effektivitet, sporbarhet og tilgjengelighet, men krever kontinuerlig opplæring, konfigurasjon og datamigrering.

Se også: arkivsystem, dokumenthåndtering, saksbehandlingssystem, offentleglova, arkivlova.