Informationförvaltning

Informationförvaltning är den systematiska processen att styra informationens livscykel inom en organisation. Den omfattar skapande, klassificering, lagring, användning, bevarande och senare destruktion av information så att den är tillgänglig, korrekt och säker när den behövs. Målet är att stödja verksamhetens beslut, uppfylla lagkrav och bevara information av betydelse över tid.

Huvudkomponenter inkluderar ett styrningsramverk med policies, roller och ansvarsområden; klassificering och metadata som gör information sökbar; informationsarkitektur och dokumenthantering; livscykelhantering från skapande till arkivering eller radering; behörighetsstyrning och integritet; arkivering och bevarande av digitala och fysiska dokument; samt informationssäkerhet och efterlevnad av regler.

Genomförandet bygger på nationella och organisatoriska regleringar, såsom arkivlagstiftning och offentlighetsprincipen i offentlig sektor, samt personuppgiftsskydd enligt GDPR. Spridning av data över system och avdelningar kräver tydlig ansvarsfördelning och utbildning. Internationella och branschspecifika standarder, till exempel ISO 15489 om records management, kan fungera som referensramar och stöd för interoperabilitet.

Fördelar med informationförvaltning är bättre beslutsstöd, ökad transparens, förbättrad risk- och efterlevnadshantering, effektivare arbetsprocesser och bättre bevarande av historiskt värdefull information. Utmaningar inkluderar snabb dataökning och splittrade system, komplexa regelverk, behov av kompetens samt kostnader för teknik, migrering och arkivering.