Hävittämisvaatimukset

Hävittämisvaatimukset ovat säädettyjä tai ohjeistettuja menettelyjä, jotka koskevat tiedon ja aineiston hävittämistä sekä kierrättämistä. Niiden tavoite on estää luvaton pääsy tietoihin, varmistaa asianmukainen tuhoaminen ja täyttää ympäristö- sekä tietosuoja- lainsäädäntö. Hävittämisvaatimukset koskevat sekä digitaalista että fyysistä materiaalia, kuten suojattuja tietoja, asiakirjoja, tallennusmedioita ja käytettyjä laitteita.

Hävittämisen pääkategoriaja ovat tiedon hävittäminen ja jätehuollon hävittäminen. Tiedon hävittäminen käsittää sekä digitaalisen datan poistamisen että fyysisen tiedon tuhoamisen. Digitaalisen tiedon poistamiseen voidaan käyttää turvallisia poistamismenetelmiä, kuten tiedon pysyvää poistoa tai kryptografista hävitystä; fyysisessä kontekstissa voidaan käyttää paperin silppuamista tai kierrättämistä turvallisesti. Jätehuollon hävittäminen liittyy laitteiston ja muun jätteenkäsittelyn asianmukaiseen käsittelyyn, joka täyttää paikalliset jätelain vaatimukset ja ympäristöturvallisuudet, sekä asianmukaisen todentamisen.

Prosessiyhteydessä tavataan inventoryointi, tietojen luokittelu ja säilytyssuunnitelmat, valittu hävittämismenetelmä sekä lopuksi hävittämisen todentaminen ja dokumentointi. Näin voidaan osoittaa, että hävittäminen on tehty asianmukaisesti ja että todisteet on säilytetty virallisesti.

Lainsäädäntö ja standardit vaikuttavat hävittämisvaatimuksiin sekä EU:ssa että kansallisella tasolla. GDPR:n tietosuoja-asetuksen periaatteet ohjaavat henkilötietojen käsittelyn loppuunsaattamista, kun taas arkisto- ja jätelainsäädäntö sekä organisaation omat politiikat voivat antaa tarkempia ohjeita vastuista ja menettelyistä.