Hallintamäärityksiä

Hallintamäärityksiä ovat muodollisia määritelmiä ja spesifikaatioita, jotka säätelevät hallinnollista toimintaa sekä hallinnon prosesseja organisaatioissa ja julkisessa hallinnossa. Ne määrittävät keskeiset termit, toimintojen lainmukaisen ja ennustettavan toteuttamisen sekä toimivalta- ja vastuusuhteet. Tavoitteena on kytkeä oikeusnormit päivittäiseen hallintotyöhön siten, että päätökset ovat läpinäkyviä, perusteltuja ja auditointimielessä jäljitettävissä.

Sisältö voi kattaa termien määrittelyn, toimivalta- ja vastuusuhteiden jakamisen eri viran- ja yksikköjen välillä, menettelyvaatimukset (ilmoittaminen, kuuleminen, aikataulut), päätöskriteerit ja -perusteet, asiakirja- ja pöytäkirjakäytännöt sekä hallinnon valitus- ja oikaisumenettelyt. Lisäksi määritellään tiedonhallinta, luottamuksellisuus, henkilötietojen käsittely sekä julkisuus- ja avoimuusperiaatteet, sekä yhteispäivittämisen ja yhteistyön käytännöt eri virastojen välillä.

Hallintamäärityksiä löytyy usein lainsäädännöstä, sääntelyohjeista ja sisäisistä ohjeistuksista, kuten hallintomenettelylaista sekä sektorikohtaisista asetuksista, kunnallisista määräyksistä tai yhteisöjen hallinto-ohjeista. Ne tukevat oikeudellista varmuutta, vähentävät harkinnanvaraisuutta sekä edistävät läpinäkyvyyttä.

Esimerkkejä: kunnan rakennuslupien käsittelyprosessi voi sisältää määritelmän vastuusuhteista, tarvittavista asiakirjoista ja valvontamenettelyistä; yliopisto voi määritellä tutkimusrahoituksen päätöksentekijät; valtionhallinto voi kuvata epäkohtien käsittely- ja oikaisupolut.

Hallintamäärityksiä päivitetään lakien ja politiikkojen muuttuessa, ja niiden tulee olla saatavilla sekä henkilöstölle että yleisölle.