Försäljningsdokument

Försäljningsdokument är formella affärsdokument som dokumenterar en försäljning mellan en säljare och en köpare. De används för att kommunicera erbjudanden, redovisa transaktionen och utgöra underlag i bokföring, momsredovisning och revision.

Vanliga försäljningsdokument inkluderar erbjudande (ett skriftligt förslag med pris och villkor), orderbekräftelse (bekräftelse av kundens order), faktura (den slutgiltiga betalningsbegäran), proformafaktura (en preliminär faktura före leverans), följesedel (listor varor i leveransen) och kvitto (bevis på betalning). I affärer där kompletterande regler gäller används även kreditnota och leveransbekräftelse.

Fakturan är ofta det mest centrala försäljningsdokumentet. Den ska vara tydlig och innehålla uppgifter som datum och fakturanummer, säljare och köpares namn och adress, säljarens organisationsnummer och momsregistreringsnummer, en beskrivning av varor eller tjänster, antal och pris, momsbeloppet och totalt belopp, eventuell valuta och betalningsvillkor.

Fakturor i Sverige ska enligt Bokföringslagen och skatteverket uppfylla vissa krav, bland annat fakturanummer och datum, säljare och köpare, beskrivning av varor eller tjänster, pris exklusive moms, momsbelopp och totalt belopp samt momsats och leveransdatum. För affärer mellan företag är det vanligt att inkludera köparens organisationsnummer; för konsumentköp är reglerna ofta mer förenklade men grundinformationen är densamma.

Elektroniska försäljningsdokument har blivit vanligt och kan lagras i elektronisk form och integreras med CRM- eller ERP-system. De bidrar till spårbarhet, automatiserad bokföring och effektivare processer.