Dokumentumkezelésben

Dokumentumkezelés a dokumentumok és az azokat körülvevő információk szervezett kezelését jelenti: létrehozástól a tároláson, keresésen és megosztáson át az életciklus minden fázisáig. A dokumentumkezelő rendszer (DMS) szoftveres eszközöket biztosít ezen folyamatok digitalizálásához és központosításához.

Fő jellemzői közé tartozik a dokumentumok importálása, metaadatok és indexelés, verziókezelés, hozzáférés- és jogosultság-kezelés, audit nyomok, gyors keresés, munkafolyamatok és jóváhagyások, valamint megőrzési és archiválási szabályok.

A rendszer gyakran támogat OCR-t vagy egyéb tartalom-felismerési technikákat, és lehetőséget ad a többfelhasználós együttműködésre.

Előnyök közé tartozik a hatékonyság növelése, a papíralapú iratok mennyiségének csökkentése, a gyorsabb visszakeresés, a jogi megfelelés és az auditálhatóság, valamint a javított adatbiztonság és adatmentés.

Kihívások és megfontolások: költségek és teljes tulajdonosi ráfordítás, migráció és integráció a meglévő rendszerekkel, változásmenedzsment, adattisztaság és adatvédelmi megfelelés (például GDPR).

Az architektúra lehet helyi, felhőalapú vagy hibrid, gyakran API-alapú integrációkkal ERP- vagy CRM-rendszerekkel. A bevezetés során érdemes figyelembe venni a szabványokat is, például ISO 15489 a nyilvántartás-kezeléshez és ISO 27001 az információbiztonsághoz.