Dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés a szervezetek azon tevékenységét jelenti, amelynek célja a dokumentumok és információs erőforrások hatékony, biztonságos és megfelelőségi igényeket kielégítő kezelésének megvalósítása a létrehozástól a megsemmisítésig terjedő életciklusban. Ide tartozik mind a papíralapú, mind a digitális dokumentumok kezelésének összehangolása, és gyakran magában foglalja a elektronikus aláírást, a verziókövetést és a metaadat-kezelést.

Az alapvető folyamatai közé tartozik a dokumentumok osztályozása és metaadatok hozzárendelése, a tárolás és gyors visszakeresés biztosítása, a hozzáférés- és jogosultságkezelés, a verzió- és jóváhagyási folyamatok, valamint a hosszú távú megőrzésre és archiválásra vonatkozó szabályok. A munkafolyamatok támogatására gyakran használnak dokumentumkezelő rendszereket (DMS), illetve vállalati tartalom-kezelő rendszereket (ECM), amelyek OCR-t, keresést és auditnyomokat kínálnak.

Jogi és adatvédelmi szempontok szerint a dokumentumkezelés segít a megfelelésben (például adatvédelmi szabályozások, jogi követelmények, kötelező megőrzési időszakok). Az innovatív megoldások gyakran felhőalapú vagy hibrid környezetben futnak, és hangsúlyt fektetnek az interoperabilitásra, nyílt szabványokra és a technológiai biztonságra. A dokumentumkezelés növeli a hatékonyságot, elősegíti a tudásmegosztást, csökkentheti a kockázatokat és megkönnyítheti az auditokat.