Dokumenttihallinta

Dokumenttihallinta tarkoittaa organisaation asiakirjojen ja muiden tiedostojen järjestelmällistä hallintaa niiden koko elinkaaren ajan. Sen tavoitteena on varmistaa tiedon löydettävyys, eheys ja aitous sekä tukea päätöksentekoa, yhteistyötä ja säädösten noudattamista.

Keskeisiä toimintoja ovat asiakirjojen luominen, vastaanotto ja kerääminen, luokittelu sekä metatietojen hallinta. Lisäksi huomioidaan versionointi, revisionhallinta sekä säilytys- ja poistopolitiikat. Tehokas hakutoiminto ja tapahtumaloki tukevat jäljitettävyyttä ja turvallisuutta.

Järjestelmät voivat olla dokumenttihallintajärjestelmiä (DMS) sekä laajempia sisällönhallintajärjestelmiä tai sähköisiä arkistoratkaisuja. Ne tukevat metatietojen hallintaa, käyttöoikeuksien hallintaa, työnkulkuja sekä automatisoitua säilytystä ja poistamista.

Hallinto rakentuu politiikoista, rooleista, luokitusjärjestelmistä ja säilytysajoista sekä tietosuoja- ja yksityisyyssäädösten noudattamisesta. Lisäksi huomioidaan erityisalat, kuten oikeudelliset ja terveystiedot, joissa vaaditaan lisäkäsittelyä ja suojaustoimia.

Hyödyt ovat parempi tiedonlöydettävyys, parantunut yhteistyö, säädöstenmukaisuus sekä vähäisemmät liiketoiminnan riskit ja kustannukset pitkällä aikavälillä. Haasteina nähdään käyttöönoton onnistuminen, tiedon laadun hallinta, järjestelmien yhteentoimivuus sekä vanhoilta järjestelmiltä uuteen siirtyminen.