Dokumenttienhallinta

Dokumenttienhallinta on organisaatioiden käytäntöjen ja järjestelmien kokonaisuus, jonka tavoitteena on tallentaa, järjestää ja hallita sähköisiä dokumentteja sekä paperiasiakirjoja digitaalisessa muodossa elinkaarensa ajan. Siihen kuuluu asiakirjojen vastaanotto tai skannaus, metatietojen luominen, luokittelu, versiointi, haku sekä arkistointi ja poistaminen määräysten mukaan.

Keskeisiä toimintoja ovat tallennus, metatietojen hallinta, haku, versionhallinta, käyttöoikeudet sekä työnkulku. Järjestelmät voivat olla paikallisia tai pilvipohjaisia ja ne palvelevat sekä osasto- että koko organisaation tarpeita.

Dokumenttienhallinta voi olla erillinen sovellus (standalone DMS), osa ECM-ratkaisua tai RM-/arkistointijärjestelmä, jolla täytetään viranomaisten säilytys- ja käytäntövaatimukset. Keskeistä on metadata ja luokittelu sekä selkeä taksonomia.

Elinkaaren hallinta tarkoittaa vastaanottoa, luokittelua, muokkausta ja lopulta säilytystä tai poistamista sääntöjen mukaan. Säännöt ja auditointi tukevat tietoturvaa, jäljitettävyyttä sekä vaatimustenmukaisuutta, kuten tietosuojaa.

Haasteisiin kuuluvat käyttöönotto ja käyttäjäystävällisyyden varmistaminen, datan laatu ja yhteentoimivuus muiden järjestelmien kanssa sekä vanhoista järjestelmistä siirtymisen hallinta. Hyötyjä ovat parempi tiedon saavutettavuus, säädösten noudattaminen, vähemmän paperia ja tehostuneet prosessit.