Dokumentera

Dokumentera är ett svenskt verb som betyder att systematiskt samla, registrera och beskriva information i syfte att skapa dokumentation som kan användas som referens eller bevis. Att dokumentera innefattar att fånga vad som har hänt, hur något fungerar, vilka beslut som fattats och vilka data som har insamlats, ofta med tydlig kontext, beskriva källor och tidslinjer samt ange ansvariga personer.

Användningsområdena är breda. Inom forskning och utbildning dokumenteras metoder, material, resultat och slutsatser för att underlätta granskning och reproducerbarhet. Inom programvaruutveckling och teknik används dokumentation som manualer, kravspecifikationer, arkitekturbeskrivningar och API-dokumentation. Inom offentlig förvaltning och näringsliv används dokumentation för policyer, processer och regelefterlevnad, samt som underlag vid revisioner. Journalister och arkivarier dokumenterar källor och händelser för att bevara information över tid. Inom hälso- och sjukvård dokumenteras patientbemanning, behandlingar och vårdprocesser för kontinuitet och säkerhet.

Praktiska principer innefattar tydlighet, noggrannhet och aktualitet. Dokumentationen bör vara lätt att följa, vilket innebär att välja lämpliga format och struktur, använda konsekvent terminologi, lägga till metadata samt säkerställa versionshantering och spårbarhet. Den bör vara tillgänglig för rätt målgrupp och samtidigt skydda integritet och upphovsrätt.

Utmaningar inkluderar att hålla information uppdaterad, hantera stora mängder data, språkliga skillnader och revideringsarbete, samt att balansera öppenhet med sekretess- och integritetskrav.

Ordet dokumentera har sitt ursprung i dokument, och används i relation till dokumentation och arkivförvaltning som ett sätt att bevara och kommunicera information över tid.