Dokumentarkivering

Dokumentarkivering avser den systematiska processen att bevara dokument och annan information över tid så att de behåller sin autenticitet, trovärdighet och användbarhet. Detta gäller både fysiska arkivhandlingar och digitalt lagrad information. Målet är att skapa ett hållbart arkiv som stödjer rättsliga, administrativa och historiska behov och som möjliggör långsiktig tillgång genom bevarande, organisering och kontrollerad åtkomst.

Processen omfattar hela livscykeln: fånga och registrera nytt material, värdera vad som ska bevaras, klassificera och beskriva med metadata, lagra i lämpliga arkivmiljöer och utföra bevarandeåtgärder. För digitalt material krävs åtgärder som integritetskontroller, rättighetsbeskrivning, formatval (t.ex. PDF/A) och planerad migration eller emulering för att motstå teknisk obsolescens. Gallring sker enligt beslut och arkivpraxis.

Digital arkivering bygger på principer som bevarande av referenskontext, autentisering och behörighetsstyrning. Viktiga metadatakrav inkluderar information om skapare, versioner, rättigheter och användningsvillkor. Tekniken omfattar hash-summor, redundant lagring, integritetsverifiering och spårbar dokumenthistorik. Repositorier följer ofta standarder som OAIS, ISO 15489 och ISO 16363 för att bedöma tillförlitlighet och spårbarhet.

Organisationer ansvarar för dokumentarkivering genom policyer, roller och processer. Offentlig verksamhet är ofta reglerad av arkivlagstiftning och krav på bevarande för längre perioder, med stöd av myndigheters arkivinstitutioner som Riksarkivet i Sverige. Retentionsrutiner och gallringsbeslut styr vilka dokument som bevaras eller förstörs. Tillgång och integritet balanseras genom behörighetsstyrning, offentlig åtkomst där lagstiftning tillåter och informationssäkerhet.