Dokumentaatiopalvelu

Dokumentaatiopalvelu tarkoittaa organisaatiossa tuotettujen, ohjelmistojen tai prosessien käyttöönoton ja ylläpidon tueksi laadittujen dokumentaatioiden suunnittelua, tuottamista, hallintaa ja julkaisua. Näitä materiaaleja voivat olla ohjekirjat, käyttöoppaat, API-dokumentaatio, tekniset ohjeet, koulutusmateriaalit sekä muut käytettävyyteen ja laadunhallintaan liittyvät julkaisut. Dokumentaatiopalvelun tavoitteena on tarjota selkeää, ajantasaista ja saavutettavaa tietoa sekä käyttäjille että sisäisille sidosryhmille, ja tukea tiedonhallintaa sekä vaatimustenmukaisuutta.

Prosessi kattaa tarpeiden kartoituksen, sisällön kirjoittamisen ja muokkauksen, laadunvarmistuksen, versionhallinnan sekä julkaisemisen useissa muodoissa ja kanavissa (HTML, PDF, verkkosivustot, help-dokumentaatio, API-dokumentaatio). Lokalisointi ja saavutettavuus (esim. WCAG-yhteensopivuus) ovat yleisiä osa-alueita. Sisällön elinkaarta hallitaan sisällönhallintajärjestelmän (CMS) avulla, mikä mahdollistaa päivitykset ja uudelleenkäytön.

Roolit voivat sisältää teknisiä kirjoittajia, sisältöarkkitehteja, redaktoreita, graafisia suunnittelijoita sekä kääntäjiä. Dokumentaatiopalvelu pyrkii käyttämään yhdenmukaista sanastoa, selkeää rakennetta ja johdonmukaista kieltä sekä hyödyntämään mallipohjia, ohjeistuksia ja sisällön uudelleenkäyttöä. Hyvin tehty dokumentaatio parantaa käyttökokemusta, vähentää tukitarvetta ja tukee vaatimustenmukaisuutta sekä laatua.