dokumentaatioiden

Dokumentaatioiden käsite viittaa useiden dokumentaatioiden kokonaisuuteen: teksteihin, ohjeisiin, rekistereihin ja muihin tallenteisiin, joita organisaatiot tuottavat, käyttävät ja säilyttävät. Suomen kielessä dokumentaatioiden genetiivi on monikon genetiivi, jota käytetään esimerkiksi ilmauksissa dokumentaatioiden laatu tai dokumentaatioiden hallinta.

Dokumentaatio kattaa erilaisia tallenteita: tekniset dokumentit, käyttäjäohjeet, määritys- ja laadintaprosessien ohjeet, muistiinpanot, sopimukset ja arkistoidut tiedostot. Hyvä dokumentaatio palvelee tiedon ylläpitämistä, jakamista ja oikeellisuuden varmistamista sekä tukee osaamisen siirtämistä organisaatiossa.

Dokumentaatioiden hallinta tarkoittaa niiden koko elinkaaren hallintaa: luomista, järjestämistä, tallennusta ja löydettävyyden parantamista sekä versiointia ja pääsynhallintaa. Keskeisiä puolia ovat metatietojen määrittäminen, yhdenmukaiset mallit, säilytysajat ja arkistointi sekä tietoturva ja yksityisyyden suoja. Hyvä hallinta helpottaa oikea-aikaista käyttöä, läpinäkyvyyttä ja vaatimustenmukaista raportointia.

Erityisalojen näkökulmasta dokumentaatioiden merkitys vaihtelee. Ohjelmistokehityksessä kyse on API- ja käyttäjädokumentaatiosta, valmistuksessa laadusta, prosessien ohjeistuksista sekä auditointi- ja vaatimusteksteistä. Terveydenhuollossa potilastiedot ja hoitokäytännöt sekä koulutuksessa opetusmateriaalit. Yhteisiä tavoitteita ovat laatu, saavutettavuus ja säilyvän tiedon varmistaminen sekä lainsäädännön ja standardien noudattaminen.