Dokumentaatioon

Dokumentaatio on järjestelmällinen tiedon kuvaaminen, tallentaminen ja hallinta, jonka tarkoituksena on varmistaa ymmärrys, siirrettävyys ja ylläpidettävyys organisaation toiminnassa. Se kattaa sekä tuotteen, palvelun että prosessien kuvaukset. Dokumentaatio tukee laatua, riskeihin varautumista sekä tiedon saatavuutta eri sidosryhmille.

Tyypillistä dokumentaatioa ovat tekninen dokumentaatio, kuten määrittely- ja arkkitehtuurikuvaus sekä asennusohjeet, käytettävyys- ja operointiohjeet, käyttäjäoppaat sekä koulutusmateriaalit. Lisäksi kertakäyttöisemmät projektidokumentit, kuten vaatimukset, suunnitelmat ja muutokset, sekä politiikka- ja säädöstä koskevat ohjeistukset ja auditointidokumentaatio kuuluvat yleisesti mukaan. Dokumentaatio voi olla myös järjestelmä- ja käyttöohjeiden sekä tukikirjaston muodossa, ja sen laatu määräytyy toimialan vaatimusten mukaan.

Dokumentaatio luodaan ja ylläpidetään tuotteen tai palvelun koko elinkaaren aikana: sen sisältö tarkastetaan, hyväksytään ja julkaistaan, ja muutoksista muodostuu versionhallinta-merkinnät. Hyvä dokumentaatio on ymmärrettävää, täsmällistä, ajantasaisessa muodossa ja helposti löydettävissä. Siihen liittyy omistus, hallinnointi, pääsy- ja tietoturvakäytännöt sekä säännöllinen päivitys.

Haasteina ovat ajankäyttö, erilaisten järjestelmien ja versioiden integrointi sekä sisällön yhdenmukaistaminen kielellisesti ja rakenteellisesti. Hyödyt ovat kuitenkin parempi tiedonkulku, nopeampi virheiden korjaus, helpompi koulutus ja parempi järjestelmän sekä palvelun kokonaislaatu. Dokumentaatio on keskeinen osa organisaation läpinäkyvyyttä ja hallintaa.