Digitalisoinnit

Digitalisoinnit tarkoittavat prosessia, jossa analoginen tai ei-digitaalisessa muodossa oleva tieto muutetaan digitaaliseen muotoon sekä usein siihen liittyvää hallintaa ja käyttöä. Termiä käytetään sekä yksittäisten aineistojen, kuten paperidokumenttien ja audiovideoaineiston, muuntamiseen digitaaliseksi että laajemmassa mielessä organisaation toimintojen digitalisaatioon. Erona on, että digitalisointi yleensä tarkoittaa fyysisen materiaalin muuntamista digitaaliseksi, kun taas digitalisaatio viittaa strategisiin muutoksiin teknologioiden avulla.

Päävaiheet ovat tavoitteiden määrittäminen, aineiston kartoitus ja priorisointi, skannaus tai muu muuntaminen, kuvanlaadun varmistus sekä metadatan kerääminen, OCR-tekstin tuottaminen ja hakukelpoinen indeksointi. Tiedostot tallennetaan usein pysyvään, standardoitua muotoon, kuten PDF/A tai TIFF, sekä niihin liitetään kuvaus- ja hallintametatiedot. Pitkäaikaiseen säilytykseen huomioidaan hyvin määritellyt tiedostojen hallinta- ja preservaatiokäytännöt sekä mahdollisesti OAIS-periaatteet.

Hyötyjä ovat helpompi saavutettavuus, parempi haku ja sisällön jakelu sekä alkuperäisen materiaalin suojelu. Haasteita ovat hankinnat ja ylläpito, oikeudet ja yksityisyyden suojat, laatupoikkeamat OCR-tunnistuksessa sekä tekninen vanhentuminen ja pitkäaikaisen säilytyksen vaatimukset.

Sovelluskohteita ovat kirjasto- ja arkistotyö, museot, viranomaiset sekä yritysten dokumenttikäytännöt. Digitalisointi on osa laajempaa digitalisaatiota, jossa teknologian avulla uudelleenmielletään toimintatapoja ja palveluita.