Bokföringshandlingar

Bokföringshandlingar är de dokument som ligger till grund för ett företags bokföring och därmed dess ekonomiska redovisning. Till dessa handlingar hör fakturor, kvitton och andra verifikationer, bankkontoutdrag, bokföringsbilagor, löneunderlag och underlag för avskrivningar samt andra underlag som styr posterna i bokföringen.

I Sverige regleras skyldigheten att samla och bevara bokföringshandlingar av bokföringslagen och relaterade regler samt av Bokföringsnämndens allmänna råd. Varje bokföringspost ska kunna kopplas till en verifikation och underlagen ska innehålla uppgifter som datum, motpart, belopp och vad transaktionen avser. Handlingarna ska vara ordnade och tillgängliga för revision, myndigheter och företagets revisor.

Bevarandet av bokföringshandlingar ska enligt lagen pågå i sju år efter räkenskapsårets slut. Det gäller i princip oavsett om handlingarna är i pappers- eller elektronisk form. Elektroniska bokföringshandlingar får lagras digitalt så länge äkthet och integritet kan säkerställas och läsbarheten säkerställs vid behov. System och rutiner bör möjliggöra snabb åtkomst och regelbundna backuper.

Praktiskt krävs en tydlig arkiveringspraxis, inklusive indexing och rutiner för in- och utgång av dokument. Digital arkivering är vanligt, men kräver bevarande av äkthet, integritet och läsbarhet samt efterlevnad av dataskyddslagar. Arkivering bör även underlätta revision och myndighetsgranskning samt skydda mot obehörig åtkomst.