Bekreftelsesbrev

Bekreftelsesbrev er et skriftlig dokument som bekrefter en spesifikk opplysning eller status for en person eller enhet. Det utstedes av en avsender som har myndighet eller kunnskap til å bekrefte det som påstanden gjelder, for eksempel en arbeidsgiver, skole, offentlig etat, bank eller utleier. Brevet fungerer som bevis i en sak hvor en part trenger dokumentasjon av en slik opplysning. Det er ikke et formelt sertifikat, men et bekreftende dokument som kan være tilleggsdokument i saksbehandling.

Vanlige bruksområder inkluderer ansettelsesbekreftelse (bekrefter arbeidssituasjon og ofte inntekt), bosted- eller leiekontraktsbekreftelse (for lån, oppsigelse eller leieforhold), og studie- eller opptaksbekreftelse (bekrefter studiestatus eller plass). Bekreftelsesbrev kan også brukes i migrasjonssaker, lånesøknader eller andre prosesser som krever dokumentert status eller kapasitet.

Et bekreftelsesbrev bør inneholde tydelig angitte opplysninger: mottaker og avsender, hva som bekreftes, relevante datoer, identifikatorer (for eksempel personnummer), og signatur fra ansvarlig avsender. Ofte foreligger brevet på institusjonens brevpapir og kan være mer effektivt med stempel eller elektronisk signatur.

Viktige prinsipper er presishet og nøytralitet. Språket skal være formelt og faktabasert, og opplysningene skal kun omfatte det som er nødvendig for formålet. Personopplysninger må behandles i samsvar med personvernregler og taushetsplikt, og samtykke kan være nødvendig for å dele visse opplysninger.

Hvordan få et bekreftelsesbrev: Be den aktuelle parten om å utstede brevet og oppgi formålet. Gi nødvendig informasjon som tydeliggjør hva som skal bekreftes, og eventuelle frister. Prosessen kan være rask hvis opplysningene allerede finnes i avsenderens systemer; ellers må dokumentasjon innhentes og behandles manuelt.