BDCmerkintöjä

BDCmerkintöjä on termi, joka viittaa tietueisiin tai tietoihin liitettyihin merkintöihin BDC-järjestelmässä. Akronyymi BDC voi tarkoittaa erilaisia käsitteitä organisaation kontekstista riippuen, mutta BDCmerkintöjä kuvaa yleisesti metatietoa tai lippuja, jotka ohjaavat käsittelyä, luokittelua tai vaatimusten noudattamista. Merkinnät tallennetaan yleensä rakenteisiin tietoihin tietokantaan tai asiakirjahallintajärjestelmiin ja ne ovat sidottuja kohteisiin kuten asiakirjoihin, tapahtumiin tai hyödykkeisiin.

Yleisiä tyyppejä ovat: tilanilmaisimet (esim. käsittelytilat: valmisteilla, hyväksytty, hylätty), luokittelukoodit, reitityismerkinnät hyväksyntäprosesseihin, vaatimustenmukaisuusliput (tietosuoja, säilytys), laadun tai täydellisyyden indikaattorit sekä auditointikirjanpitoon liittyvät huomautukset.

Käyttötavat: BDCmerkintöjä tukevat työnkulkuja, hakua, käyttöoikeuksien hallintaa ja raportointia. Ne edistävät hallintaa tekemällä käsittelyn historian näkyväksi ja todistettavaksi; ne voivat laukaista automatisoituja toimintoja, kuten ilmoituksia, eskalointeja tai arkistointipäätöksiä.

Hallinta: Merkinnät tulisi luoda vain valtuutettujen käyttäjien toimesta, ja niihin kirjataan aikaleima sekä tekijä; muutokset säilyvät versionointi- ja auditointihistoriassa; säilytystuotteet ja poistojen säännöt määritellään tietoturvan ja tietosuojan vaatimusten mukaan; oikeudet ja näkyvyys kontrolloidaan.

Yhteentoimivuus: Merkintöjen tarkka merkitys riippuu organisaatiosta; usein käytössä on sanasto tai tietomalli, jonka avulla termistö on yhdenmukaista ja dokumentoitua. Tämä helpottaa auditointia ja vaatimustenmukaisuutta.

BDCmerkintöjä on siis yleistermi merkinnöille, jotka parantavat läpinäkyvyyttä, jäljitettävyyttä ja prosessien hallintaa tieto- ja asiakirjakkeissä.