Avklaringsdokumenter

Avklaringsdokumenter er skriftlige dokumenter som formaliserer og kommuniserer avklaringer i et prosjekt. De brukes for å konstatere hva som er avklart og hva som fortsatt er usikkert, slik at partene har felles forståelse av krav, mål og rammer.

Formålet er å samle beslutninger, avklaringer og åpne spørsmål etter møter eller behovsavklaringsfaser. De brukes ofte i innkjøp, bygg- og anleggsprosjekter, IT-prosjekter og andre tverrfaglige arbeidsprosesser for å sikre at alle involverte parter refererer til samme utgangspunkt.

Innholdet i et avklaringsdokument varierer, men typiske elementer inkluderer problemstilling, avklarte krav og akseptkriterier, avgrensninger, grensesnitt og dataflyt, avhengigheter, tidsrammer og ansvarlige, samt en beslutning- og handlingslogg.

Prosessen innebærer vanligvis at dokumentet utarbeides av en prosjektleder eller konsulent etter et avklaringsmøte eller workshop, og deretter blir sendt på review til relevante interessenter. Dokumentet oppdateres ved behov og må ofte signeres eller godkjennes før videre arbeid baseres på det.

Avklaringsdokumentet står ofte i forhold til eller som tillegg til kravspesifikasjon, kontrakt og design­dokumenter. Det fungerer som referansepunkt for senere beslutninger og kan være bindende ved visse klausuler, avhengig av prosjektets styringsmodell.

Fordeler inkluderer tydelighetsforbedring og risiko reduksjon ved misforståelser. Ulempene er at dokumentet raskt kan bli foreldet dersom endringer ikke blir oppdatert, og at det krever aktiv forvaltning og ansvarlighet.