Arkivkatalogisering

Arkivkatalogisering innebär skapande och underhåll av arkivkataloger och fyndkataloger som beskriver arkivmaterial. Den gör det möjligt att hitta, förstå och använda samlingar genom att registrera information om innehåll, struktur, sammanhang och historisk kontext. Grundprinciperna är provenance (ursprung och utveckling), originalordning (så långt möjligt) samt bevarande av kontext och relationer. Vidare beaktas behörighet och sekretess.

Processen omfattar planering och värdering, accessionering, arrangering och beskrivning samt publicering i fyndkataloger eller arkivregister. Beskrivningar kan följa internationella standarder såsom ISAD(G) General International Standard for Archival Description, ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families och EAD Encoded Archival Description. För teknisk implementering används ofta MARC21, Dublin Core eller andra metadataformat i olika arkiv- eller bibliotekssystem. En katalogpost innehåller normalt titel, datum, omfattning, format, fysiska uppgifter, materialförteckning, provenance, innehållsbeskrivning, relationer samt eventuella begränsningar eller rättigheter.

Arkivkatalogisering stödjer sökning, åtkomst och bevarande inom såväl fysiska som digitala arkiv. Den förbättrar sökbarhet genom kontrollerade termer och thesauri samt tydlig relation mellan enheter. Effektiv katalogisering kräver regelbunden kvalitetskontroll, versionering och bevarande av metadata för långsiktig tillgång.