Arkivfiler

Arkivfiler er digitale filer som bevares i arkiver, biblioteker og andre institusjoner for langtidstilgang. De kan være born-digitalt skapte dokumenter eller digitiserte kopier av fysiske arkivobjekter. Hovedformålet er å sikre autentisitet, integritet og tilgjengelighet over tid, samtidig som opprinnelse og behandling dokumenteres gjennom bevaringsrammer og prosedyrer.

Ingest og metadata er sentrale deler av arkivering av arkivfiler. Prosessen innebærer vurdering og aksept av filer, registrering av arkivobjekter og oppsett av metadata som beskriver teknisk levetid, administrativ informasjon og innhold. Preser­vasjonsmetadata følger ofte standarder som PREMIS, og beskrivende metadata kan baseres på Dublin Core eller andre relevante modeller. Emballasje av filene i arkivobjekter, ofte i form av pakker som METS, støtter både bevaringskrav og søkerfunksjonalitet.

Formater for arkivfiler velges med tanke på langtidsholdbarhet og dokumentasjon. Slike formater bør være åpne, godt dokumenterte og i bruk over tid, for eksempel PDF/A, TIFF eller andre åpne filer for bilder og dokumenter, samt lyd- og videoformater som oppfyller preservasjonskrav. Filenes risiko knyttet til formatendringer håndteres gjennom planlagte migrasjoner eller emulering.

Bevaring av arkivfiler omfatter sikre lagringsmiljøer, redundans og kontroll av integritet. Dette innebærer flere kopier, geografisk distribusjon, tilgangsstyring og regelmessig verifikasjon av filenes tilstand ved hjelp av hash-sjekksummer (f.eks. SHA-256) og fixity-tester. Retensjonsplaner, versjonskontroll og dokumentasjon av bevaringsaktiviteter understøtter sporbarhet og autenticitet.

Arkivfiler er en sentral del av institusjonelle arkiver og nasjonale arkivmiljøer. De bygges og forvaltes i samsvar med rammeverk som OAIS og tilhørende bevaringsstandarder for å sikre langvarig tilgjengelighet og etterlevelse av juridiske og forskriftsmessige krav.