Arkistotiedoista

Arkistotiedoista tarkoittaa arkistomateriaalin kuvaamista ja sen kontekstin tallentamista siten, että aineisto on löydettävissä, ymmärrettävissä ja hallittavissa sekä nykyisin että pidemmällä aikavälillä. Arkistotieto muodostaa perustan aineiston identifioinnille, käyttämiselle ja pitkäaikaiseen säilyttämiselle. Se kattaa sekä sisältöön liittyvän kuvauksen että hallinnolliset tiedot sekä tekniset tiedot digitaalisista kohteista.

Deskriptiivinen metadata kuvaa aineiston sisältöä ja kontekstia, kuten otsikko, tekijä, aikamerkinnät, laajuus, kieli, muodolliset piirteet sekä provenance eli alkuperä ja säilytysketju. Rakenteellinen metadata osoittaa, miten aineisto jakautuu osiin ja miten osat liittyvät toisiinsa (esimerkiksi sarjat ja tiedostot). Hallinnollinen metadata sisältää käyttöoikeudet, rajoitukset, säilytysvaiheet, versiot sekä arkistoyhteyksien hallintaan liittyvät tiedot. Digitaalisissa kohteissa voidaan tallentaa myös tekniset tiedot, kuten tiedostomuoto, eheysmerkkaukset ja säilyttämistoimenpiteet.

Säännöt ja standardit ohjaavat arkistotietojen rakennetta ja yhteentoimivuutta. Yleisesti käytetty ISAD(G) -standardi ohjaa arkistokuvauksen yleisiä periaatteita, ja EAD mahdollistaa kuvauksien merkkaamisen sähköisessä muodossa. Digitaalisissa kokoelmissa käytetään usein METS- ja PREMIS -standardeja pakkausten ja säilytysmetadatankin hallintaan, ja Dublin Core voi toimia apuvälineenä löydettävyyden perustaessa. MARC-tyyppiset rakenteet voivat esiintyä rajapinnoissa muun kirjastoarkkitehtuurin kanssa.

Arkistotiedot mahdollistavat tehokkaat hakupalvelut, tutkimuksen tukemisen sekä kulttuuriperinnön säilyttämisen ja hyödyntämisen pitkällä aikavälillä. Suomessa arkistotiedot noudattavat kansainvälisiä periaatteita sekä käytännön luettelointi- ja sähköisten kokoelmien hallintaa, yhteistyössä sekä alueellisten että kansallisten toimijoiden kanssa.