Arkistopalveluihin

Arkistopalveluihin kuuluu palveluiden kokonaisuus, joka hallinnoi organisaatioiden luomia asiakirjoja sekä näiden elinkaaren hallintaa alusta loppuun sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa. Palvelut turvaavat tiedon säilyvyyden, aitouden ja saatavuuden sekä mahdollistavat oikea-aikaisen pääsyn tietoihin viranomaistarkoituksia, tutkimusta ja muuta tarkoitusta varten.

Keskeisiä toimintoja ovat arkistointia koskeva elinkaaren hallinta, joka sisältää luomisen, arvioinnin, järjestelyn, kuvailun (metadata), säilyttämisen, käytön sekä soveltuvien säädösten mukaisen hävittämisen. Digitaalisissa arkistopalveluissa korostuvat bittien eheys, tiedostomuotojen migraatio sekä pitkäaikainen säilytys, varmuuskopiot ja pääsyoikeuksien hallinta.

Toimijoita ovat Kansallisarkisto sekä kunnalliset ja alueelliset arkistot, yliopistojen kirjasto- ja arkistopalvelut sekä yksityiset tarjoajat. Organisaatiot voivat ylläpitää omia sisäisiä arkistojaan, jotta oikea-aikainen pääsy tietoihin säilyy ja muistista tulee käyttökelpoinen.

Arkistopalveluiden käytössä noudatetaan kansainvälisiä ja kansallisia standardeja, kuten ISO 15489 tietojen ja asiakirjojen hallinnasta, OAIS-ratkaisumallia sekä kuvailu- ja metadata-standardeja (Dublin Core, METS, PREMIS). Suomessa arkistopalvelut toimivat osana julkista hallintoa, ja niiden toimintaa säätelee arkistolaki sekä muut tiedonhallintaa koskevat ohjeistukset ja kulttuuriperintöpolitiikka.

Arkistopalvelut ovat keskeisiä julkisen hallinnon läpinäkyvyydelle, tutkimukselle ja kulttuuriperinnölle, tukien oikeudellista varmistusta, tiedon saatavuutta sekä organisaation säilytys- ja raportointivelvoitteiden täyttämistä.

---