Arkistointiolosuhteet

Arkistointiolosuhteet tarkoittavat niitä ympäristö- ja säilytysyleisiä, joiden avulla pyritään turvaamaan arkistomateriaalien fyysinen kunto sekä tiedon pitkäaikainen säilyvyys. Ne koskevat sekä perinteisiä paperi- ja kuva-arkistoja että digitalisaation kautta syntyviä aineistoja ja järjestelmiä. Olosuhteet tulisi optimoida siten, että ne vähentävät materiaalien vahingoittumisen riskejä kuten kosteudenvaihteluita, liiallista kuivumista, pölyä, hajumuuttoa sekä kemiallisia reaktioita.

Ilmasto- ja ilmanlaatu ovat keskeisiä tekijöitä. Lämpötilan tulisi olla mahdollisimman tasainen, yleisesti noin 18–22 °C, ja suhteellisen ilmankosteen (RH) noin 40–50 prosenttia paperi- ja valokuvamateriaaleille. Poikkeamat tulisi minimoida, ja tiloja tulisi suojata suurilta lämpötilan tai kosteuden vaihteluilta sekä kondensaatiolta. Valaisu tulisi olla alhaista ja UV-säteilyltä suojattua: pitkäaikaisessa säilytystilassa vältetään suoraa auringonvaloa ja käytetään matalaa valaistusta, usein alle muutama kymmeniä luxia lukutilanteissa. Ilmanlaadun hallinta on tärkeää, mukaan lukien pölyn ja epäpuhtauksien torjunta sekä säännöllinen ilmanvaihto.

Säilytysvälineet ja -käytännöt tukevat materiaalien kestävyyttä. Käytetään happikoittomia tai pH-tasapainossa olevia arkistokansioita ja arkistointilaatikoita, jotka ovat ligniinittomia ja arkkikierrätettyjä, sekä asianmukaisia erottelu- ja merkitsemiskäytäntöjä. Hyllyt tulisi olla vakaata pystysäilytystä tukeva ja kattavasti suojattu pölyltä sekä vesivahingoilta. Paloturvallisuus ja vesivuotojen torjunta sekä säännöllinen huolto ja valvonta ovat osa arkkitehtuuri- ja kunnossapitostrategiaa.

Digitaalisen arkiston osalta on huomioitava varmuuskopiot, redundanssi ja metadatat. Digitaalisen tiedon säilytys edellyttää säännöllisiä eheys-tarkastuksia, tietojen migraatiota uusille alustoille sekä fyysisten ja virtuaalisten tilojen turvallista hallintaa. Yleisesti arkistointiolosuhteet perustuvat riskinarvioon, ja ne päivitetään asiakkaiden, materiaalien ja teknologian muuttuessa.