Arkistointimenetelmät

Arkistointimenetelmät ovat käytäntöjä, joilla tiedot ja asiakirjat tallennetaan, luokitellaan, suojataan ja pidetään käytettävissä sekä fyysisinä että digitaalisina koko niiden elinkaaren ajan. Tavoitteena on turvata tiedon löydettävyys, eheys ja pitkäaikainen säilyvyys sekä noudattaa voimassa olevia lakeja ja käytäntöjä. Arkistointi jakautuu yleisesti manuaaliseen paperiarkistointiin sekä digitaaliseen arkistointiin, joihin liittyy omat työkalunsa ja prosessinsa.

Keskeisiä elementtejä arkistointimenetelmissä ovat luokitusjärjestelmät ja nimeämiskäytännöt, metatiedot sekä versiointi. Luokitus ja taksonomia helpottavat tiedon hakua, kun taas metatiedot (kuten kuvaus, avainsanat, laatija, luomispäivä, säilytysaika) kuvaavat asiakirjan kontekstin. Nimeäminen, tunnisteet ja tiedostomuodot tulee määritellä johdonmukaisesti, jotta aiheet eivät hajoa. Pääsynhallinta, salaus ja säilytyksen eheys estävät luvattoman käytön ja muutokset. Elinkaarimallissa määritellään säilytysajat, arkistointitasot, versioinnin sekä hävittämisperiaatteet.

Digitaalinen arkistointi perustuu pitkäjänteiseen säilymiseen ja käytettävyyteen. Kansainvälisiä periaatteita ovat OAIS-malli sekä standardit kuten ISO 15489, sekä tekniset kehykset kuten METS ja PREMIS. Säädösten ja tietosuojaan liittyvät näkökulmat, kuten GDPR, vaikuttavat henkilötietojen käsittelyyn arkistoinnissa. Hyötyjä ovat paremman löydettävyyden, vähemmän päällekkäisyyksien sekä oikeudellisen varmuuden lisääntyminen ja riskien hallinta, kun tiedot pidetään asianmukaisesti arkistoituna. Arkistointimenetelmät räätälöidään organisaation tarpeiden mukaan, kuten julkishallinnon, yritysten ja tutkimuksen konteksteissa.