Arkistoidaan

Arkistoidaan on suomen kielen verbi arkistoida-passiivimuodossa, joka tarkoittaa, että jokin aineisto siirretään arkistointia varten säilytettäväksi. Arkistointi on pitkäaikaisen säilytyksen ja pääsyn varmistamisen prosessi, jonka kohteena voivat olla sekä aineistot että tiedot.

Arkistointi kattaa sekä fyysisen että digitaalisen säilyttämisen: esimerkiksi asiakirjat, kirjeet, muistikirjat sekä sähköpostit ja muut digitaaliset tiedostot voidaan arkistoida pitkäaikaista pääsyä varten. Tavoitteena on säilyttää aineisto muuttumattomana ja varmistaa, että se pysyy saatavilla tuleville tutkimuksille, julkisuudelle tai sisäiselle käytölle.

Prosessi voi sisältää valinnan arkistoitavaksi, siirtämisen arkistointijärjestelmiin, metatietojen lisäämisen sekä pitkäaikaissäilytyksen teknisen toteuttamisen. Arkistointi huomioi sekä käytännölliset että tekniset näkökohdat, kuten formatoiden kestävyys, tallennusmedia ja pääsyoikeudet.

Käytännöt ja lainsäädäntö vaihtelevat maittain, mutta arkistoinnilla on yleensä tavoitteena säilyttää aineiston muuttumattomuus, mahdollistaa tuleva pääsy sekä varmistaa tietojen säilyvyys pitkällä aikavälillä. Digitaalisessa arkistoinnissa käytetään usein viitekehyksiä ja standardeja, kuten OAIS, jotka ohjaavat tiedon tallentamista, metadataa ja säilyttämisprosessia.

Käyttökohteita ovat julkinen hallinto, kirjasto- ja museotoiminta sekä yritysten tietohallinto; arkistoidaan siksi, että historia, oikeudet ja tieto voivat säilyä käytettävissä sekä tutkimuksellisessa että oikeudellisessa kontekstissa.