Arkistoaineisto

Arkistoaineisto tarkoittaa arkistoon säilytettävää materiaalia, joka on syntynyt tai vastaanotettu yksilön, perheen, yhteisön, yrityksen tai julkishallinnon toiminnan aikana. Sillä katsotaan olevan pitkäaikaista tietosisältöä, todistusarvoa tai kulttuuriperintöä, minkä vuoksi se säilytetään pysyvästi. Arkistoaineiston käsittely ja säilytys perustuvat arkistoperinteen ja hallintokäytäntöjen ohjeisiin.

Materiaali kattaa monipuoliset muodot: paperidokumentit kuten kirjeet, pöytäkirjat, tilikirjat ja sopimukset; kartat, piirustukset ja valokuvat; sekä äänite- ja videomateriaalin. Nykyaikaisessa säilytössä mukaan tulevat myös sähköiset tiedostot, sähköpostit, digitaaliset datavarannot ja muut born-digitaaliset aineistot. Aineiston säilyvyys ja käyttö riippuvat sen arvosta sekä siitä, miten se liittyy organisaation toimintaan ja päätöksentekoon.

Arkistolaitoksessa arkistoaineisto käsitellään arvonmäärityksen kautta: osa aineistosta säilytetään pitkäaikaisesti, osa kiistetään hävittämisittäin. Keskeisiä periaatteita ovat provenance (alkuperäisen toiminnan ja järjestyksen kunnioittaminen) sekä alkuperäisen järjestyksen säilyttäminen. Aineistot kuvailutetaan ja luetteloidaan, jotta ne ovat haettavissa.

Käyttö ja pääsy määräytyvät arkkiston säännösten sekä lainsäädännön mukaan. Osa aineistosta on julkisesti käytettävissä, osa voi olla rajoitettua tai saatavilla vain tiettyjen ehtojen alaisena. Arkistoaineiston tarkoituksena on turvata kulttuuriperintö, tukea tutkimusta ja tarjota todistusaineistoa sekä edistää hallinnon läpinäkyvyyttä.